Objetivo

O Gestor de E-mail permite configurar alertas automáticos para parcelas de contratos que ainda não foram liberadas e estão próximas do vencimento.

Nesse processo, é possível definir:

• O período de antecedência do alerta;

• Os destinatários do e-mail;

• O assunto e a mensagem;

• Se o envio deve continuar até que o contrato ou registro seja atualizado;

• A filial à qual a configuração se aplica.

Acesso

No SAP Business One, acesse:

Na tela de Templates de E-mail, são apresentadas as configurações existentes, incluindo a descrição, data de cadastro, data-base para envio do alerta, quantidade de dias configurada e situação do template.

Configuração do alerta

Para configurar o aviso, crie ou edite um template de e-mail e informe os dados correspondentes.

Tipo de alerta

Para esse processo, a Data Base deve ser:

Parcelas não liberadas

Essa configuração determina que o alerta será baseado nas parcelas que ainda não foram liberadas.

Dias para alerta

O campo Dias Para Alerta determina a antecedência utilizada para o envio.

Por exemplo:

-5 dias

corresponde ao alerta de parcela não liberada 5 dias antes do vencimento.

A tela permite diferentes configurações, como alertas de -30, -5, 1, entre outros períodos.

Envio do alerta

O template possui a opção:

Enviar e-mail até que o contrato ou registro seja atualizado

Quando habilitada, o alerta continua sendo considerado até que ocorra a atualização correspondente no contrato ou registro.

Essa opção pode ser utilizada para manter o responsável informado enquanto a parcela permanecer pendente de liberação.

Destinatários

O template permite selecionar os destinatários que receberão o alerta.

Entre as opções disponíveis estão:

• Enviar e-mail para usuário criador do contrato

• Enviar e-mail para usuário(s) aprovador(es) do contrato

• Enviar e-mail para parceiro de negócio do contrato

• Enviar e-mail para contatos do parceiro de negócio do contrato

É possível selecionar uma ou mais opções de destinatários conforme a necessidade da empresa.

Personalização do e-mail

Na seção Personalização do e-mail, podem ser definidos:

Assunto

Texto que será utilizado como assunto da mensagem.

Exemplo:

Parcela não liberada antes do vencimento - Próximos 5 dias

Mensagem

O corpo do e-mail pode ser personalizado e utilizar informações dinâmicas relacionadas ao contrato e à parcela.

Exemplo de estrutura:

Olá,

Atenção: existe uma parcela não liberada próxima do vencimento no contrato [ContractId].

Número alternativo: [AlternativeNumber]
Cliente/Fornecedor: [CardCode] - [CardName]
Período: [DateStart] a [DateEnd]

Verifique a situação da parcela e realize a liberação, se aplicável, antes do vencimento.

Este é um alerta automático do ContractPlus.

As informações entre colchetes são preenchidas pelo sistema de acordo com os dados do contrato no momento do envio por meio das tags dinâmicas.

Situação do template

O template possui a opção Inativo.

• Desmarcado: o template permanece ativo para utilização no processo de envio.

• Marcado: o template fica inativo e deixa de ser utilizado para os alertas.

Na listagem de templates, a coluna Inativo permite identificar rapidamente a situação de cada configuração.

Configuração por filial

Na parte inferior da tela é apresentada a filial associada ao template.

A configuração pode, portanto, ser relacionada à filial correspondente à operação da empresa.

Exemplo de configuração

Para criar um alerta de parcela não liberada antes do vencimento:

Com essa configuração, o Gestor de E-mail utiliza as parcelas não liberadas como base para o alerta e considera o período configurado de antecedência em relação ao vencimento.

Exemplo de e-mail recebido

Quando uma parcela não liberada estiver dentro do período configurado para alerta, o destinatário receberá um e-mail com as informações do contrato e da parcela.

Exemplo:

Contrato: 21543

Template utilizado: 

Formato do e-mail:No template de e-mail é possível realizar a consulta dos logs dos e-mails enviados, clique com o botão direito do mouse sobre o template a ser verificado.Será aberta a tela de log de e-mail, realize o filtro por data preenchendo as datas nos campos "Enviado de" e "até", clique em "Filtrar"

Listagem dos e-mails enviados no período: