Objetivo
O Gestor de E-mail permite configurar alertas automáticos para notificar as partes interessadas (criador, aprovadores, parceiro de negócio e contatos) sempre que ocorrer uma alteração no status de um contrato no SAP Business One.
Nesse processo, é possível definir:
- Os destinatários do e-mail;
- O assunto e a estrutura do corpo da mensagem com tags dinâmicas;
- Se o template está ativo ou inativo;
- A filial à qual a configuração se aplica.
Acesso
No SAP Business One, acesse o seguinte caminho de menu:
Na tela de Templates de E-mail, são apresentadas as configurações existentes, incluindo descrição, data de cadastro, data-base, quantidade de dias configurada e situação do template.
Configuração do alerta
Para configurar o aviso, crie um novo template clicando em Novo ou edite uma configuração existente.
Tipo de alerta (Data Base)
No campo Data Base / Tipo de Envio, selecione a opção Alteração de Status de Contrato. Essa configuração determina que o alerta será baseado no evento de mudança de status do contrato.
Como o alerta de alteração de status é disparado imediatamente no momento em que a alteração é gravada no sistema, o campo Dias Para Alerta permanece desabilitado (valor
0 em modo somente leitura) e a opção Enviar e-mail até que o contrato ou registro seja atualizado fica automaticamente desativada e desmarcada.Destinatários
O template permite selecionar quais perfis e contatos receberão o e-mail de notificação:
- Enviar e-mail para usuário criador do contrato: Envia a notificação ao usuário responsável pelo cadastro do contrato.
- Enviar e-mail para usuário(s) aprovador(es) do contrato: Envia aos usuários configurados no fluxo de aprovação.
- Enviar e-mail para parceiro de negócio do contrato: Envia diretamente ao e-mail principal cadastrado no Parceiro de Negócio (Cliente/Fornecedor).
- Enviar e-mail para contatos do parceiro de negócio do contrato: Envia aos contatos vinculados à aba 'Pessoas de Contato' do Parceiro de Negócio.
É possível selecionar uma ou mais opções simultaneamente conforme a regra operacional da empresa.
Personalização do e-mail
Na seção Personalização do e-mail, defina o assunto e o corpo da mensagem:
Assunto:
Texto que será exibido no assunto da mensagem. Exemplo: Status do Contrato [ContractId] alterado
Mensagem:
O corpo do e-mail aceita texto livre combinado com tags dinâmicas entre colchetes, preenchidas automaticamente pelo sistema no momento do envio:
Tags dinâmicas disponíveis:
| Tag Dinâmica | Descrição / Conteúdo Substituído |
|---|---|
[ContractId] | Número de identificação do contrato no SAP Business One. |
[PreviousContractStatus] | Status anterior do contrato antes da transição (ex: Pendente de Aprovação, Ativo, Bloqueado). |
[ContractStatus] | Novo status do contrato pós-alteração (ex: Aprovado, Ativo, Bloqueado, Encerrado). |
[StatusChangedDate] | Data em que a mudança de status ocorreu (formato DD/MM/AAAA). |
[AlternativeNumber] | Número alternativo ou código de referência do contrato. |
[CardCode] | Código do Parceiro de Negócio associado ao contrato. |
[CardName] | Razão Social / Nome do Parceiro de Negócio. |
[DateStart] | Data de inicio do contrato. |
[DateEnd] | Data de fim do contrato. |
Situação do template
- Desmarcado (Inativo = Falso): O template fica ativo e pronto para uso nos disparos.
- Marcado (Inativo = Verdadeiro): O template permanece inativo e desabilita o envio dos alertas para esse evento.
Configuração por filial
Na parte inferior do formulário, associe as Filiais correspondentes para delimitar a aplicação da regra de e-mail às operações daquela unidade de negócio.
Exemplo de configuração
Resumo dos campos preenchidos para homologação da funcionalidade:
| Campo | Exemplo de Valor |
|---|---|
| Descrição | Notificação Status Contratos |
| Data Base | Alteração de Status de Contrato |
| Dias Para Alerta | 0 (inativo/somente leitura) |
| Enviar até atualização | Desabilitado (inativo/somente leitura) |
| Criador do contrato | Habilitado |
| Aprovadores | Habilitado |
| Parceiro de negócio | Habilitado |
| Contatos do parceiro | Habilitado |
| Assunto | Status do Contrato [ContractId] alterado |
| Situação | Ativo (Inativo desmarcado) |
Regras de Negócio & Regras de Disparo
- Status Contemplados: Disparos ocorrem exclusivamente nas transições para Aprovado, Ativo, Bloqueado e Encerrado.
- Status Não Contemplados: Inclusões em Rascunho ou envio para a alçada Pendente de Aprovação e Distratado não disparam e-mails.
- Alterações Sequenciais: Mudanças de status consecutivas geram e-mails individuais mantendo estrita ordem cronológica.
- Monitor de serviços: Necessário estar atualizado e com os processos "Monitor de Serviço" e "Envio de e-mails" configurados e ativos.
- Modelos Legados: A ativação deste evento não impacta a execução de modelos legados já configurados.
Log de envio e auditoria
Para consultar o histórico de e-mails enviados pelo Monitor de Serviços do ContractPlus:
- Na lista de Templates de E-mail, clique com o botão direito sobre a linha do template e acesse a opção Log De E-mail.
- Filtre o período informando as datas nos campos Enviados de e até e clique em Filtrar.
- A grade exibirá a data do disparo e destinatário;
- É possível adicionar a coluna de "Status" que apresenta o status ao qual o contrato adquiriu durante o envio de determinado e-mail.
Exemplo de e-mail recebido
Quando uma parcela não liberada estiver dentro do período configurado para alerta, o destinatário receberá um e-mail com as informações do contrato e da parcela.
Exemplo: Contrato - Pendente de aprovação > Aprovado > Ativo > Bloqueado > Ativo
